Dins del context empresarial és molt comú sentir parlar de l’organigrama d’una empresa, un element que té una relació estreta amb l’organització del seu personal.
Actualment, les companyies són cada cop més conscients de la importància dels seus recursos humans com a principal actiu. Per això, engeguen estratègies que permetin integrar-los i fer que les relacions i la comunicació entre ells siguin el més eficients possible. En aquest sentit, els organigrames són una forma pràctica de reflectir l’estructura de les empreses portes endins. Avui coneixerem què és i per què és útil aquesta eina.
Què és un organigrama d’empresa?
En una empresa, un organigrama és una representació gràfica en què es visualitzen les línies de jerarquia. Tot i això, aquesta no només mostra els càrrecs com en una cadena de comandament, sinó també la relació que hi ha entre els diferents departaments, per conèixer d’una ullada com són els nexes interns.
L’estructura de l’organigrama dependrà de la naturalesa de cada empresa i la quantitat de persones que hi fan vida. Així, mentre algunes pimes o empreses emergents poden mostrar tots els seus membres al gràfic, altres se centren en la directiva o els departaments més rellevants per a la seva activitat.
Tipus d’organigrames d’empresa
No hi ha cap manera de reflectir l’organització d’una empresa en matèria de recursos humans, sinó que els organigrames poden variar d’acord amb diversos criteris:
Segons el seu estil visual
● Vertical: la disposició de llocs va de dalt a baix, bé amb el CEO o el president o el Consell d’Administració a la part superior de l’esquema.
● Horitzontal: els càrrecs es mostren d’esquerra a dreta, començant per la posició principal. Tant aquest com el vertical se solen representar amb un diagrama d’arbre.
● Circular: va de dins cap a fora, amb el lloc de més rellevància al centre d’un cercle.
● Escalar: és una mena de combinació entre l’organigrama horitzontal i el vertical, ja que les posicions es van desglossant cap avall i a l’esquerra. En aquest cas, les sagnies determinen la dependència d’un càrrec respecte a un altre.
Segons el contingut
● Informatiu: el seu objectiu és indicar, a grans trets, les funcions que s’exerceixen als diferents llocs de l’organització. Sol estar dirigit als empleats i al públic en general.
● Analític: té informació específica de diferents àrees de l’empresa, per la qual cosa només són visibles a certs membres, per als quals és útil i necessari.
Com ajuda un organigrama a l’organització d’una empresa?
Encara que d’entrada pugui semblar un simple requadre amb noms i càrrecs, l’organigrama d’una empresa és de gran ajuda al dia a dia. Esmentem alguns punts clau en què suposa un avantatge.
Comunicació
Quan els treballadors necessitin comunicar-se amb algú a causa d’una situació molt específica o relacionada amb una àrea particular, resultarà molt més fàcil trobar la persona responsable. Això, a més, evita pèrdues de temps ja que la informació anirà directa de l’emissor al receptor, de manera que no hi hagi distorsions al missatge.
Planificació
Des de la direcció serà més senzill establir objectius SMART, revisar mètriques i fer avaluacions, ja que poden veure fàcilment qui integren cada departament. També és útil en cas de rotacions constants, per identificar les àrees en què el personal genera millors resultats, o quins són els equips que tenen un nivell d’integració més gran.
Delegació de responsabilitats
Es facilita l’assignació de tasques en evitar ambigüitats a les instruccions o requeriments. Cada líder coneixerà qui està a càrrec seu i cada membre de l’equip sabrà qui rendir comptes. Fins i tot si sorgissin indicacions contradictòries, els empleats tindran clar a qui han d’acudir per aclarir dubtes.
Com fer un organigrama d’empresa
En principi, això pot semblar una tasca fàcil, especialment perquè el resultat és un recurs gràfic relativament senzill. Tanmateix, fins i tot l’organigrama d’una petita empresa pot resultar una mica complex de fer, especialment si no hi ha departaments definits i cada empleat fa de tot una mica. Entre les recomanacions per facilitar el procés hi ha:
- Definir l’abast: no és igual un organigrama que mostri només els directius, un que inclogui totes les posicions de l’empresa, per la qual cosa és important establir fins a quin nivell de jerarquia es vol reflectir.
- Simplificar la cadena de comandament: moltes vegades hi ha confusions quant a les responsabilitats i les dependències que tenen els empleats respecte als seus superiors. Això s’ha d’aclarir abans de fer l’organigrama i intentar que cada persona tingui un sol supervisor immediat.
- Establir àrees essencials: en cas que els departaments no estiguin definits, un bon primer pas és seccionar el personal dacord amb les tasques comunes que realitza. Així, es podrà establir una estructura i donar coherència a l’organigrama.
- Començar pel rang més alt: l’ideal és començar per la figura de més pes, que pot ser el CEO o director, ia partir d’ella desplegar els càrrecs immediatament inferiors, i anar arribant així a tots els llocs.
- Crear un disseny simple: després de tenir tots els noms i càrrecs que aniran a l’organigrama, és important que es representin de la manera més clara possible. Cal evitar elements excessius i mantenir aquells estrictament necessaris per comprendre les relacions entre una posició i una altra.
L´organigrama d´una empresa és un element molt pràctic per a qualsevol organització. Per descomptat, abans de crear-lo cal que hi hagi certa claredat en la divisió d’àrees de treball, els equips i el lideratge, ja que en cas contrari seria un assumpte enrevessat.
Un cop realitzat, cal escriure les tasques, funcions i responsabilitats dels membres de l’organigrama, perquè coneguin perfectament el que se n’espera a l’organització. És important que el personal sàpiga quina és la seva missió a lempresa.
A Vela Consultors podem ajudar-te amb aquesta tasca posant a la teva disposició anys d’experiència a la consultoria gerencial. Feu clic a l’enllaç i reserveu una sessió d’avaluació gratuïta per conèixer la vostra situació actual i començar a ordenar els recursos humans de la vostra empresa.