Totes les empreses, ja siguin grans corporacions, com ara Petites i Mitjanes Empreses necessiten informació. Saber com va el funcionament de la seva empresa, si guanyen o perden diners, quins són els costos, d’on provenen els ingressos, quan es produeixen les fuites de beneficis. També volen saber si les futures inversions seran o no rendibles, per executar-les amb més tranquil·litat.
Les grans empreses solen tenir un departament de control de gestió, que acostuma a ser un staff de la direcció general o de la financera.
En altres, és la figura del director/a financer/a la que fa aquesta tasca.
No obstant això, hi ha moltes PIMES, que no es poden permetre el luxe de tenir-ne un a la seva plantilla, però segueixen necessitant la informació sobre el funcionament del negoci per poder prendre les decisions correctes.
La majoria de les gestories no aporten aquesta informació ja que la seva tasca es centra en preparar els impostos, comptes anuals i nòmines.
Hi ha la figura del Controller de Gestió a Temps Parcial, que pot executar aquestes tasques imprescindibles, a un preu assumible per a les empreses, mitjanes i petites. Seria com s’anomena actualment un Interim Manager. En aquest cas, aquest tipus de figura sol ser exterior a l’empresa, per la qual cosa hi ha un contracte mercantil que es pot rescindir en qualsevol moment, sense cost.
Avui repassem detalladament les funcions del controller de gestió de qualsevol organització. A més, avaluem com ha de ser el perfil d’aquest professional, des de la formació fins a les habilitats.
Controller de Gestió: funcions clau
No és possible enumerar de manera taxativa les funcions d’aquest executiu, ja que poden variar d’acord amb les condicions particulars de cada empresa. Tot i així, resumim a grans trets les seves principals responsabilitats.
Gestió de la informació
S’ha de poder moure per tots els departaments de l’empresa, amb la màxima empatia, per recopilar i filtrar la informació clau: l’econòmica i financera, la de costos i operacions, comercial, de RRHH, fins i tot també de màrqueting, per poder elaborar el quadre de comandament o els KPI que permetin saber l’estat i evolució de l’organització per poder prendre les decisions correctes.
Sense informació periòdica i fiable i sense saber d’on provenen els problemes, és molt difícil poder gestionar-los i aturar-los de manera ràpida i segura.
Hi ha una gran quantitat d’empreses que tenen uns indicadors erronis, amb deficiències, incomplets o simplement no en tenen. Les conseqüències d’això són l’angoixa de l’empresari i els seus directius, perquè no saben com reaccionar els problemes o simplement es prenen de decisions de manera incorrecta.
Comunicació de la informació
És important que la informació arribi a les persones que han de prendre decisions. En primer lloc hi ha la Direcció General, que ha de posseir tota la que sigui clau a l’empresa. També els directors de departament, que s’han de proveir de les dades que els pugui aplicar al seu departament.
Gerència, és la que mitjançant reunions grupals i/o individuals, ha de donar a conèixer la resta de la informació al Comitè de Direcció, si així ho estima oportú, i a partir d’aquí prendre les decisions que siguin necessàries.
Anàlisi d’Inversions
En els casos en què calgui realitzar una nova inversió, com ara la compra de maquinària, ampliar les instal·lacions, obrir delegacions a l’exterior, etc., el controller és el que ha de recopilar totes les dades i previsions de la inversió , i a partir d’aquí, fer els càlculs sobre la seva idoneïtat.
Per tant, és una figura molt important per prendre les decisions d’avançar o frenar una possible inversió. Moltes empreses estan triomfant gràcies a aquesta presa de decisions correcta, però malauradament, i moltes vegades per manca d’anàlisi, poden representar un important contratemps.
Assessor de la Direcció General
En tenir totes les dades rellevants de la companyia i en posseir-ne un excel·lent coneixement, moltes vegades es converteix en la veritable mà dreta de la Direcció a l’hora d’enfocar el rumb que ha de prendre l’organització.
Quan parlem de la soledat de l’empresari, ens referim al fet que quan cal prendre decisions, al final aquest es queda només pensant que ha de fer i dubtant a fer una acció o una altra.
Aquí pot aparèixer la figura del controller, com a conseller i expert, en el sentit d’ajudar la Direcció a avalar o desaconsellar les accions a emprendre.
Planificació Estratègica
Prepara la planificació estratègica de l’empresa.
En aquest Blog pots trobar un article interessant de com desenvolupar un Pla Estratègic.
El controller, juntament amb els col·laboradors de l’empresa, ha de ser capaç de fer un projecte de treball que es base en els objectius fonamentals que l’empresa ha d’aconseguir.
A part d’aquesta definició d’objectius, ha d’ajudar a establir el camí i els passos per aconseguir-ho, obtenir els indicadors que marquin el rumb del negoci i informar-ne del seu compliment.
Perfil d’un controller de gestió.
Per les seves responsabilitats, ha de ser un professional que ha de complir certs requisits. Resumim alguns trets que, encara que no són universals, solen ser comuns entre els que ocupen aquest càrrec:
• Empatia: en ser algú que necessàriament s’ha de relacionar amb altres departaments, obtenint tota la informació rellevant, ha de ser capaç de guanyar-se la confiança de les persones, perquè aquestes es mostrin obertes a col·laborar i no tanquin l’accés a les dades.
• Assertivitat: que consisteix a dir les coses adequades, de manera correcta, sense menystenir l’interlocutor, i en el moment oportú.
• Lideratge: El fet de posseir els dos trets anteriors fa que ja elements suficients per ser un bon líder. Si a més afegim els dots de bon comunicador, aleshores hem trobat la persona ideal.
• Formació en negocis: gairebé sempre és una persona amb algun grau d’economia, finances o administració d’empreses. També és habitual que tingueu un MBA o màster similar.
• Anys d’experiència: encara que l’educació és un element important, cal que tingui experiència. Només així és possible portar la teoria a la pràctica i aplicar-les després a l’organització en què exerceix les seves funcions.
Les funcions del controller de gestió són claus per al desenvolupament de qualsevol empresa.
Per això és important que triïs amb cautela la persona que ocuparà aquest càrrec. Tot i això, també és possible externalitzar gran part d’aquesta responsabilitat, cosa que a més aportarà una visió externa a la situació de la teva empresa.
Cada vegada és més habitual trobar a les PIME aquesta funció externalitzada, ja que moltes necessiten professionalitzar el lloc amb una persona amb coneixements i experiència, que els guiï en la posada en marxa i seguiment de les funcions clau descrites anteriorment, però sense tenir una dedicació exclusiva a l’empresa. Això suposa tenir un cost molt inferior que tenir aquest directiu en plantilla.
Des de Vela Consultors podem ajudar-te.
Contacta’ns per a una primera avaluació gratuïta on repassarem a fons la teva situació i desenvoluparem un pla adaptat a les teves necessitats.
