Dentro del contexto empresarial es muy común oír hablar del organigrama de una empresa, un elemento que guarda estrecha relación con la organización de su personal.
En la actualidad, las compañías son cada vez más conscientes de la importancia de sus recursos humanos como principal activo. Por eso, ponen en marcha estrategias que permitan integrarlos y hacer que las relaciones y la comunicación entre ellos sean lo más eficientes posible. En este sentido, los organigramas son una forma práctica de reflejar la estructura de las empresas puertas adentro. Hoy conoceremos qué es y por qué resulta útil esta herramienta.
¿Qué es un organigrama de empresa?
En una empresa, un organigrama es una representación gráfica en la cual se visualizan las líneas de jerarquía. Sin embargo, esta no solo muestra los cargos como en una cadena de mando, sino también la relación que existe entre los distintos departamentos, para conocer de un vistazo cómo son los nexos internos.
La estructura del organigrama dependerá de la naturaleza de cada empresa y la cantidad de personas que hacen vida en ella. Así, mientras algunas pymes o empresas emergentes pueden mostrar a todos sus miembros en el gráfico, otras se centran en la directiva o los departamentos más relevantes para su actividad.
Tipos de organigramas de empresa
No existe una sola forma de reflejar la organización de una empresa en materia de recursos humanos, sino que los organigramas pueden variar de acuerdo con diversos criterios:
Según su estilo visual
- Vertical: la disposición de puestos va de arriba hacia abajo, bien con el CEO o el presidente o el Consejo de Administración en la parte superior del esquema.
- Horizontal: los cargos se muestran de izquierda a derecha, comenzando por la posición principal. Tanto este como el vertical suelen representarse con un diagrama de árbol.
- Circular: va de dentro hacia afuera, con el puesto de más relevancia en el centro de un círculo.
- Escalar: es una suerte de combinación entre el organigrama horizontal y el vertical, ya que las posiciones van desglosándose hacia abajo y a la izquierda. En este caso, las sangrías determinan la dependencia de un cargo respecto a otro.
Según su contenido
- Informativo: su objetivo es indicar, a grandes rasgos, las funciones que se desempeñan en los distintos puestos de la organización. Suele estar dirigido a los empleados y al público en general.
- Analítico: tiene información específica de distintas áreas de la empresa, por lo que solo son visibles a ciertos miembros, para quienes resulta útil y necesario.
¿Cómo ayuda un organigrama en la organización de una empresa?
Aunque de entrada pueda parecer un simple recuadro con nombres y cargos, el organigrama de una empresa es de gran ayuda en su día a día. Mencionamos algunos puntos clave en los que supone una ventaja.
Comunicación
Cuando los trabajadores necesiten comunicarse con alguien debido a una situación muy específica o relacionada con un área particular, resultará mucho más fácil dar con la persona responsable. Esto, además, evita pérdidas de tiempo ya que la información irá directa del emisor al receptor, de modo que no haya distorsiones en el mensaje.
Planificación
Desde la dirección será más sencillo establecer objetivos SMART, revisar métricas y hacer evaluaciones, ya que pueden ver fácilmente quiénes integran cada departamento. También es útil en caso de rotaciones constantes, para identificar las áreas en las que el personal genera mejores resultados, o cuáles son los equipos que tienen un mayor nivel de integración.
Delegación de responsabilidades
Se facilita la asignación de tareas al evitar ambigüedades en las instrucciones o requerimientos. Cada líder conocerá quién está a su cargo y cada miembro del equipo sabrá a quién rendir cuentas. Incluso si surgieran indicaciones contradictorias, los empleados tendrán claro a quién deben acudir para despejar dudas.
Cómo hacer un organigrama de empresa
En principio, esto puede parecer una tarea fácil, en especial porque el resultado es un recurso gráfico relativamente sencillo. Sin embargo, hasta el organigrama de una empresa pequeña puede resultar algo complejo de hacer, en especial si no hay departamentos definidos y cada empleado hace de todo un poco. Entre las recomendaciones para facilitar el proceso están:
- Definir el alcance: no es igual un organigrama que muestre solo a los directivos, a uno que abarque todas las posiciones de la empresa, por lo que es importante establecer hasta qué nivel de jerarquía se quiere reflejar.
- Simplificar la cadena de mando: muchas veces hay confusiones en cuanto a las responsabilidades y dependencias que tienen los empleados respecto a sus superiores. Esto se debe clarificar antes de realizar el organigrama e intentar que cada persona tenga un solo supervisor inmediato.
- Establecer áreas esenciales: en caso de que los departamentos no estén definidos, un buen primer paso es seccionar al personal de acuerdo con las tareas comunes que realiza. Así se podrá establecer una estructura y dar coherencia al organigrama.
- Comenzar por el rango más alto: lo ideal es empezar por la figura de mayor peso, que puede ser el CEO o director, y a partir de ella desplegar los cargos inmediatamente inferiores, e ir así llegando a todos los puestos.
- Crear un diseño simple: después de tener todos los nombres y cargos que irán en el organigrama, es importante que se representen de la forma más clara posible. Hay que evitar elementos excesivos y mantener aquellos estrictamente necesarios para comprender las relaciones entre una posición y otra.
El organigrama de una empresa es un elemento muy práctico para cualquier organización. Por supuesto, antes de crearlo es necesario que exista cierta claridad en la división de áreas de trabajo, los equipos y el liderazgo, pues de lo contrario sería un asunto enrevesado.
Una vez realizado, es necesario escribir las tareas, funciones y responsabilidades de los miembros del organigrama, para que conozcan perfectamente lo que se espera de ellos en la organización. Es importante que el personal sepa cuál es su misión en la empresa.
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