Todas las empresas, ya sean grandes corporaciones, como Pequeñas y Medianas Empresas necesitan información. Saber cómo va el funcionamiento de su empresa, si ganan o pierden dinero, cuáles son sus costes, de dónde provienen los ingresos, cuándo se producen las fugas de beneficios. También quieren saber si las futuras inversiones van a ser o no rentables, para ejecutarlas con mayor tranquilidad.
Las grandes empresas suelen tener un departamento de control de gestión, que suele ser un staff de la dirección general o de la financiera.
En otras, es la figura del Director/a Financiero/a la que hace esta labor.
Sin embargo, hay muchas PYMES, que no se pueden permitir el lujo de tener uno en su plantilla, pero siguen necesitando la información sobre el funcionamiento del negocio para poder tomar las decisiones correctas.
La mayoría de las gestorías, no aportan esta información ya que su labor se centra en preparar los impuestos, cuentas anuales y nóminas.
Existe la figura del Controller de Gestión a Tiempo Parcial, que puede ejecutar estas imprescindibles tareas, a un precio asumible para las empresas, medianas y pequeñas. Sería como se denomina en la actualidad un Interim Manager. En este caso, este tipo de figura suele ser exterior a la empresa, por lo que existe un contrato mercantil que se puede rescindir en cualquier momento, sin coste.
Hoy repasamos en detalle las funciones del controller de gestión de cualquier organización. Además, evaluamos cómo debe ser el perfil de este profesional, desde su formación hasta sus habilidades.
Controller de Gestión: funciones clave
No es posible enumerar de forma taxativa las funciones de este/a ejecutivo/a, ya que pueden variar de acuerdo con las condiciones particulares de cada empresa. Aun así, resumimos a grandes rasgos sus principales responsabilidades.
Gestión de la información
Debe poder moverse por todos los departamentos de la empresa, con la máxima empatía, para recopilar y filtrar la información clave: la económica y financiera, la de costes y operaciones, comercial, de RRHH, incluso también la de márketing, para poder elaborar el cuadro de mando o los KPI’s que permitan saber el estado y evolución de la organización para poder tomar las decisiones correctas.
Sin información periódica y fiable y sin saber de dónde proceden los problemas, es muy difícil poder gestionarlos y atajarlos de manera rápida y segura.
Existen una gran cantidad de empresas que tienen unos indicadores erróneos, con deficiencias, incompletos o simplemente no los poseen. Las consecuencias de esto, son la angustia del empresario y sus directivos, por no saber cómo reaccionar a los problemas o simplemente se toman de decisiones de forma incorrecta.
Comunicación de la información
Es importante que la información llegue a las personas que tienen que tomar las decisiones. En primer lugar está la Dirección General, que debe poseer toda la que sea clave en la empresa. También los directores de departamento, que deben proveerse de los datos que les pueda aplicar a su departamento.
Gerencia, es la que a través de reuniones grupales y/o individuales, ha de dar a conocer el resto de la información al Comité de Dirección si así lo estima oportuno y a partir de aquí tomar las decisiones que sean necesarias.
Análisis de Inversiones
En los casos en los que haya que realizar una nueva inversión, como puede ser la compra de maquinaria, ampliar las instalaciones, abrir delegaciones en el exterior, etc., el controller es el que ha de recopilar todos los datos y previsiones de dicha inversión, y a partir de aquí, hacer los cálculos sobre la idoneidad.
Es por tanto una figura muy importante para tomar las decisiones de avanzar o frenar una posible inversión. Muchas empresas están triunfando gracias a esta correcta toma de decisiones, pero desafortunadamente, y en muchas ocasiones por falta de análisis, pueden representar un importante contratiempo.
Asesor de la Dirección General
Al tener todos los datos relevantes de la compañía y al poseer un excelente conocimiento de esta, en muchas ocasiones, se convierte en la verdadera mano derecha de la Dirección a la hora de enfocar el rumbo que debe tomar la organización.
Cuando hablamos de la soledad del empresario, nos referimos al hecho de que cuando hay que tomar decisiones, al final este se queda solo pensando en que debe hacer y dudando en realizar una acción u otra.
Aquí puede aparecer la figura del controller, como consejero y experto, en el sentido de ayudar a la Dirección en avalar o desaconsejar las acciones a acometer.
Planificación Estratégica
Prepara la planificación estratégica de la empresa.
En este Blog puedes encontrar un interesante artículo de cómo desarrollar un Plan Estratégico.
El controller, juntamente con los colaboradores de la empresa, ha de ser capaz de realizar un proyecto de trabajo que se base en los objetivos fundamentales que la empresa debe conseguir.
A parte de esa definición de objetivos, debe ayudar en establecer el camino y los pasos para conseguirlo, obtener los indicadores que indiquen el rumbo del negocio e informar del cumplimiento de estos.
Perfil de un controller de gestión.
Por sus responsabilidades, ha de ser un profesional que debe cumplir con ciertos requisitos. Resumimos algunos rasgos que, aunque no son universales, suelen ser comunes entre quienes ocupan este cargo:
- Empatía: al ser alguien que necesariamente ha de relacionarse con otros departamentos, obteniendo toda la información relevante, ha de ser capaz de ganarse la confianza de las personas, para que estas se muestren abiertas en colaborar y no cierren el acceso a los datos.
- Asertividad: que consiste en decir las cosas adecuadas, de manera correcta, sin menospreciar al interlocutor, y en el momento oportuno.
- Liderazgo: El hecho de poseer los dos rasgos anteriores, hace que ya elementos suficientes para ser un buen líder. Si además le añadimos las dotes de buen comunicador, entonces hemos encontrado a la persona ideal.
- Formación en negocios: casi siempre es una persona con algún grado en economía, finanzas o administración de empresas. También es habitual que tenga un MBA o máster similar.
- Años de experiencia: aunque la educación es un elemento importante, es necesario que tenga experiencia. Solo así es posible llevar la teoría a la práctica y aplicarlas después en la organización en la que ejerce sus funciones.
Las funciones del controller de gestión son claves para el desarrollo de cualquier empresa.
Por eso es importante que elijas con cautela a la persona que ocupará este cargo. Sin embargo, también es posible externalizar gran parte de esta responsabilidad, lo que además aportará una visión externa a la situación de tu empresa.
Cada vez es más habitual encontrar en las PYME esta función externalizada, ya que muchas de ellas necesitan profesionalizar el puesto con una persona con conocimientos y experiencia, que les guie en la puesta en marcha y seguimiento de las funciones clave descritas anteriormente, pero sin tener una dedicación exclusiva en la empresa. Esto supone tener un coste muy inferior que tener a ese directivo en plantilla.
Desde Vela Consultors podemos ayudarte.
Contáctanos para una primera evaluación gratuita en la que repasaremos a fondo tu situación y desarrollaremos un plan adaptado a tus necesidades.
