Muy a menudo los empresarios se preguntan cómo su organización se puede dirigir de manera colaborativa a la consecución de los objetivos definidos, y cómo sus colaboradores pueden estar motivados para hacer su trabajo enfocados en su consecución.
Una organización sin una Dirección por Objetivos (DPO), puede ser que tenga algunos de los siguientes problemas:
- El equipo puede perder de vista lo importante y estratégico que tiene un determinado negocio.
- También puede estar desorientado al no saber que se espera de ellos, y por tanto no encuentran sentido a su trabajo.
- Todos tienen muchas cosas que hacer, pero se obtienen pocos resultados.
- En ocasiones no se sabe exactamente cuál es el trabajo a realizar.
- La capacitación y formación del equipo puede ser incoherente con los objetivos definidos.
- No se logra el nivel de calidad necesario, ya que se presta poca atención y energía, al no saber cómo se les evalúa.
- El rendimiento y la motivación suelen ser más bajos si el equipo no tiene una dirección clara.
Entonces, ¿cuáles son los pasos a seguir para establecer una Dirección por Objetivos?
Definición de Objetivo
Antes que nada debemos tener claro este concepto:
- Un objetivo es una situación o un resultado que queremos alcanzar.
- Marca una dirección clara.
- Es medible y por tanto nos orienta.
- Toda la gestión está enfocada a la consecución del objetivo.
- Todas las tareas/acciones, actitudes y comportamientos han de ser coherentes y alineadas con la consecución del objetivo.
En otro artículo de mi blog, hago referencia a los objeticos SMART, que son aquellos que cumplen con cinco características principales: específicos, medibles, alcanzables, relevantes y definidos en el tiempo. El acrónimo viene de estos mismos términos en inglés, y en nuestro idioma no podría ser más acertado: se traduce como objetivos inteligentes.
Hay varios tipos de objetivos y se pueden aplicar a toda la organización, desde el departamento de marketing, al comercial, de recursos humanos, de operaciones, financiero, dirección general, etc.
Proceso para la definición de objetivos
Al ser estos los que van a indicarnos el camino dónde quiere ir la empresa, uno o varios departamentos de esta, o incluso, a un nivel más concreto, los que vamos a definir a determinadas personas de nuestro equipo, como por ejemplo vendedores, es imprescindible seguir los pasos que marcamos a continuación:
Antes que nada, debemos hacer una reflexión profunda de cuáles son los puntos fuertes y débiles, así como las oportunidades y amenazas que tiene la organización, los departamentos y personas a los que queremos definirlos. Si no tomamos consciencia de lo que debemos mejorar y afrontar, va a ser complicado el establecimiento de metas que nos lleven al éxito.
Esta reflexión nos debe llevar a una matriz que nos indique las amenazas que debemos afrontar, como por ejemplo el aumento de la competencia, incremento de la inflación. También surgirán oportunidades que deberemos aprovechar, como pueden ser nuevas regulaciones que favorezcan la organización.
Ya a nivel interno, encontraremos puntos débiles que debemos mejorar. Un ejemplo típico puede ser la falta de formación o de motivación de nuestro equipo. También nos daremos cuenta de los puntos fuertes que tenemos, como por ejemplo una tecnología puntera, o una capacidad de mayor producción.
Una vez definidos y trabajados estos cuatro elementos, seremos capaces de priorizarlos y aplicarlos a la organización.
Pero antes de hacerlo, y para que tanto la organización como el equipo estén alineados, debemos hablar con este y hacerle las siguientes preguntas, si quieres tenerlos enfocados en la misma dirección:
- ¿Cuáles son tus metas?
- ¿Qué quieres conseguir en la empresa?
- ¿Qué necesidades tienes vitales y profesionales?
- ¿Eres consciente de lo que se espera de ti exactamente?
- ¿Qué es lo más estratégico e importante de tu puesto de trabajo?
- ¿Qué quieres conseguir de tu sitio?
- ¿Qué podemos hacer para alinear tus objetivos y necesidades con las de la empresa?
Estas respuestas, ayudarán a poder conciliar las necesidades de la organización con la de tus colaboradores, ya que no se pueden fijar objetivos que choquen frontalmente con los de ellos.
Una vez realizada esta fase, habrá que negociar con las personas, los objetivos a conseguir. Una vez se sepa la sensibilidad de los participantes en esta Dirección por Objetivos, habrá que analizar con ellos el encaje definitivo de las metas que propone la empresa, para que tanto la propia organización como el equipo consigan encarrilar el mismo camino hacia el éxito mutuo. No debemos imponer, puesto que si así se hace, el objetivo puede nacer muerto.
¿Cómo medir la consecución de los objetivos?
Hemos visto anteriormente, que una de las condiciones que deben tener los objetivos, es que sean medibles. Por lo tanto, estos deben poder tener una serie de indicadores (KPI’s), que sean fáciles de mesurar.
Por ejemplo, si lo que queremos es incrementar las ventas, de un periodo respecto al otro, será sencillo obtener el indicador. Si queremos saber la evolución de la satisfacción de los clientes, el proceso será un poco más complejo, al tener que efectuar encuestas a estos y comparar sus respuestas, pero también se podrán obtener datos.
Nunca hemos de fijar objetivos que no se puedan ponderar, puesto que lo único que conseguiremos es generar frustración.
¿Hay que premiar la consecución de los objetivos deseados?
Por supuesto que sí. El equipo ha de tener algún tipo de premio en caso de que consiga obtener los resultados esperados. Los más habituales suelen ser los económicos, como por ejemplo un bonus en metálico, un viaje, derecho de adquisición de acciones, etc.
También los puede haber de tipo laboral, como por ejemplo obtener algún día festivo adicional, un horario más adecuado para el equipo, un ascenso, etc.
Los puede haber de tipo social, como por ejemplo realizar un reconocimiento público a la labor realizada.
Lo realmente importante, es que los objetivos de la organización vayan en paralelo a los del equipo, y que ambos ganen. Es vital también poder medir los resultados de la empresa y de los empleados, donde pueden surgir nuevas oportunidades de mejora para seguir avanzando. Esta es la principal meta de cualquier organización.
